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– ADMINISTRAR É ANTES DE TUDO UMA ARTE
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Prezado
jovem administrador,
Agora
que escolheu a profissão de administrador, você praticamente já predeterminou a
rota ou caminho que deverá inexoravelmente conduzi-lo a um conjunto de desafios
profissionais e a várias oportunidades de carreira. Os principais desafios
estão na complexidade da profissão escolhida, enquanto as oportunidades estão
na amplitude e abrangência da Administração.
Senão
vejamos, Administrar é uma atividade que não depende de um receituário prévio.
Não se trata de fazer uma simples listagem de tarefas ou atividade a serem
executadas. Administrar depende de uma leitura previa da realidade de cada
organização, empresa ou empreendimento/ unidade organizacional e da sua correta
interpretação. Para tanto, você precisa desenvolver a capacidade de
diagnosticar para saber antecipadamente o que deverá fazer após conhecer a
situação, identificar o contexto, analisar os problemas existentes, mapear as
oportunidades, verificar os pontos de apoio, forças positivas de sustentação e
forças negativas de antagonismo e resistência. Veja, por exemplo, o médico em
uma situação de foco individual. O primeiro passo para qualquer consulta ou
tratamento é o diagnóstico. O médico
faz previamente a anamnese do paciente
que o procura, isto é, busca dados e informações a seu respeito, faz sondagens
e solicita exames variados para poder ter uma avaliação ampla e profunda da
situação do paciente. Com tis informações em mãos, ele tem condições de definir
um diagnóstico preliminar : qual é o
problema, mal, carência, disfunção, doença ou necessidade do paciente. E em
função do diagnóstico feito, o médico arquiteta uma terapêutica adequada. Conhecer e aplicar. A
terapêutica médica é sempre uma decorrência do diagnóstico. Na sequência, podem
surgir várias alternâncias possíveis. Se a terapêutica for correta em ralação
ao diagnostico, ela pode resolver o problema que aflige o paciente. Nesse caso,
o médico foi bem-sucedido, e o paciente obteve êxito no tratamento. Se a
terapêutica não for correta, o medido deve alterna-la até conseguir eliminar o
problema. Mas também pode ocorrer de o diagnostico ser falho em algum aspecto e
não condizer com a realidade dos fatos. Nesse caso, a terapêutica não vai
funcionar, e o problema do paciente continuará a atormentá-lo. Um novo
diagnostico deverá ser feito. Enquanto o médico interage com um paciente, o
administrador interage com uma organização ou empresa ou parte dela. Da mesmo
forma, em administração, deve-se juntar diagnostico e ação apropriada. Na
verdade, trata-se de primeiro conhecer bem o terreno por onde você deverá
caminhar e de não se deixar envolver por atalhos aparentemente razoáveis e
tentadores, mas perigosos. É por essa razão que as escolas de Administração
utilizam amplamente o método do caso: aprende a aprender a essência do problema
ou da situação. Diagnosticar situações, problemas ou necessidades é sempre o
passo inicial do administrador antes de pensar na ação apropriada. Saber ver e
ouvir para poder refletir e planejar. Olhos e ouvidos cada vez mais atentos. E,
se possível, raciocino rápido e acelerado. Esteja sempre plugado e conectado
naquilo que acontece ao seu redor. Prepare-se para situações inesperadas,
vagas, ambíguas ou imprecisas, e que requerem soluções prontas, rápidas e
ágeis.
Elas
fatalmente surgirão antes mesmo de você as esperar. Seja rápido no gatilho.
Esse é o desafio principal.
Não
existem duas situações exatamente iguais. Cada situação cada organização,
empresa, empreendimento, unidade organizacional, operação ou atividade requer
uma abordagem especifica e apropriada, o administrador precisa ter uma acuidade
sensorial muito aguçada olhos e ouvidos bem abertos para interpretar e discernir
palavras, comportamentos, atitudes e emoções. Tudo isso dever ser levado em
conta na apreciação do entorno e da realidade. Apenas tenha cuidado. O ser
humano costuma ver e interpretar o mundo real não como ele realmente é, mas
como cada pessoa o vê, percebe e interpreta. Somos possuidores de poderosos
filtros inconscientes para fazer tal apreciação, que são construidores e
reconstruidores a partir de nossas experiências anteriores, sucessos e
fracasso, prêmios e castigos. Somos sujeitos a preconceitos, estereótipos,
vieses e pressuposições que podem alterar a maneira correta de ver e perceber a
realidade. Assim, você precisa ser objetivo e imparcial. Imparcialidade e
objetividade são fundamentais para uma apreciação correta. Mas, acima de tudo,
você precisa ler nas entrelinhas, enxergar aquilo que os outros não percebem,
visualizar filigranas e, em vez de ver somente problemas ou carências, mirar as
oportunidades que surgem constantemente. Essas oportunidades não avisam quando
chegam e quase sempre fogem rapidamente. Não apitam na curva e nem dão sinais
de sua chegada. Mas são fugidias e nem sempre retornam, o gaúcho costuma dizer
sabiamente que cavalo encilhado não volta outra vez. O empreendedor sagaz é
aquele que está sempre pronto para distinguir as oportunidades e, rapidamente,
conseguir transformá-las em resultados concretos.
Por
outro lado, não se esqueça de que somos humanos. Existem fatos ou situações que
passam ao largo de nossas percepções, embora estejam frente aos nosso olhos e
ouvidos. É que nossa percepção é altamente seletiva. Nem tudo o que acontece à
nossa frente é claramente percebido. Nossa percepção é seletiva e apenas nos
mostra parte do que ocorre na realidade,
ou seja, aquilo que é relevante para o nosso comportamento. É claro que não
teríamos jamais condições de perceber todas ocorrências em nossa realidade em
face das nossas limitações pessoais. Afinal, não somos perfeitos. Nossa
aparelhagem sensorial ainda é a mesma desde quando vivíamos nas cavernas e
lutávamos de igual para igual com os outros animais para garantir a
sobrevivência em um mundo hostil em priscas eras. Nos milênios seguintes, nada
foi acrescentado à nossa estrutura física, nervosa, fisiológica sensorial ou
cognitiva. Quando você anda pela rua a pé, de bicicleta, moto ou automóvel, não
se dá conta de tudo o que e ocorre ao seu redor. Pessoas carros, ruídos e
animais nem sempre chamam nossa atenção. Além disso, quanto maior a pressa,
menor a percepção do entorno. Na empresa acontece o mesmo. O segredo está em cultivar
a memória daquilo que ocorre no cotidiano para fazer relações entre fatos
aparentemente desconexos. Procure guardar na lembrança fatos que outros podem esquecer
rapidamente.
Outro
aspecto importante é que temos uma tendência muito forte a não aceitar aquilo
que não condiz com nossas pressuposições e a aceitar apenas aquilo que é
consonante e coerente ou resistimos a acreditar em assuntos que são
disparadamente contra aquilo em que depositamos nossas mais profundas
convicções. São os novos paradigmas pessoais. A nossa maneira pessoal e
individual de ver e perceber o mundo real. Mudar paradigmas nossos e dos
componentes de nossa equipe não é nada fácil, é uma empreitada que pode levar muito tempo. Alguns paradigmas
renitentes tendem a se transforma em resistência a mudanças que são
indispensáveis para a empresa. Muitas vezes, a mudança não acontece por
absoluta falta de vontade das pessoas em transformá-la em realidade. Porque elas
podem pensar de maneira diferente e discrepante sobre aquilo que o
administrador pretende fazer. podem até pensar que a mudança agirá contra os
seus interesses individuais e, assim, agem contrariamente aos desígnios do
administrador, seja de maneira consciente ou inconsciente.
A
maneira de comunicar, de transmitir ideias e conceitos, de focalizar objetivos
a alcançar e de fazer a cabeça das pessoas é de suma importância para o
administrador. As pesquisas mostram que entre 60% a 80% do tempo do administrador
que varia conforme o nível ocupado e a tarefa da organização são aplicados em
comunicação: receber e transmitir informação por uma infinidade de meios a uma
infinidade de plateias. A mídia varia intensamente: conversas, trocas de
ideias, perguntas e respostas, reuniões, contratos formais e informais, cartas,
memorandos, relatórios periódicos, telefonemas, e-mails, sites, internet,
intranet, avisos, editais, newsletters,
visitas ao local de trabalho, acompanhamento de visitas externas,
demonstrações, exposições, cafés matinais, almoços ou jantares de trabalho,
visitas a outras empresas etc. Tudo tem o seu valor. Em geral, a comunicação
deve ser multimídia, ou seja, deve compor uma variedade enorme de meios de
comunicação que se completam mutuamente. A plateia também varia: colaboradores,
supervisores, gerentes, diretores, clientes, fornecedores, investidores,
acionistas, visitantes externos, órgãos governamentais, sindicatos, entidades
locais, demais stakholders etc. O
administrador deve envolver tudo e todos em sua atividade e, ao mesmo tempo,
prestar contas do que faz a todos os circulantes. E tudo tem seu objetivo.
Comunicar significa a base de sustentação da moderna Administração. É a
comunicação que torna a empresa um sistema integrado, conectado, sólido,
convergente e holístico, capaz de trabalhar em conjunto e produzir resultados
magníficos. E, por incrível que pareça, ela constitui o principal elo do
administrador com o seu mundo de trabalho. Mas é aí que nos lembramos da arte
de administrar. Ela começa necessariamente com a arte de comunicar. Comunicar
bem nada mais é do que transmitir o essencial para que as pessoas compreendam o
significado da comunicação. E, a partir da´, saibam exatamente o que, como,
quando, onde e por que fazer. a boa comunicação deve estar mais focada na
compreensão do significado pelas pessoas do que no conteúdo de sua transmissão.
Se não houver compreensão do significado por marte dos destinatários, não há
comunicação. E isso também vale para você. Você também precisa compreender o
significado da comunicação que lhe é entregue. Precisa saber ouvir. Ouvir bem.
E interpretar adequadamente o que recebeu. Você deve dar tempo às pessoas para
que lhe comuniquem aquilo que pretendem, assim como precisa também saber ler. E
entender bem a sua leitura. E saber explicar o que entendeu. E não tenha
escrúpulos quando à redundância: repita sempre conceitos e ideias às pessoas
envolvidas, mesmo que já os tenha transmitido em alguma outra ocasião. Seja um
líder não simplesmente um líder interativo e que se relacione com as pessoas
que integram sua equipe, mas um líder renovador e transformador, aquele que
muda e transforma a cabeça das pessoas. Para melhor, logico, no sentido de
educa-las, melhorar suas cognições, aumentar seu aprendizado e construir suas
competências. Um educador no sentido mais amplo da palavra. É assim que se
constrói uma empresa: transformando pessoas em talentos e transformando
talentos em verdadeiro capital humano, que vale uma fortuna. Tenha certeza de
que, assim ou recursos empresariais serão mais bem aplicados. E o retorno do
investimento virá mais depressa do que você pode pensar.
Mas
não basta comunicar, caro jovem administrador. É preciso também motivar as
pessoas. Elas precisam ser estimuladas, acariciadas, reconhecidas,
impulsionadas, recompensadas. É assim que devem ser tratadas: com toda
consideração possível. Lembre-se de que a sua equipe é o seu principal
instrumento de trabalho. Sem ela, você vai ficar a ver navios e não vai
apresentar resultado algum de seu trabalho. Alias, o seu trabalho é lidar com
sua equipe para que ela produza resultados. Se não souber fazer isso, você
precisará voltar aos bancos escolares. Afinal, quantas horas você dedicou a
exercitar sua capacidade de motivar as pessoas? A Administração é uma ciência
social aplicada. E você precisa motivar as pessoas e impulsioná-las rumo aos
resultados pretendidos. É uma questão básica de competência gerencial. Você
pode pensar em oferecer motivação financeiras como prêmios, bônus, participação
nos resultados alcançados, aumentos salariais, presentes, viagens incluindo
familiares etc. São estímulos monetários. E, á claro, tudo isso vale muito para
pessoas. E elas os desejam bastante. Mas existem motivações não financeiras e
que não custam nada para sua empresa. Nem
para você. Mas que também impulsionam as pessoas. Tapinhas nas costas
podem ajudar para levantar a mortal do pessoal, quando sinceros e acolhedores.
Reconhecimento vale mais ainda quando é público, notório, social e na frente de
todos. Amizade desinteressada, compreensão das dificuldades, saber ouvir as
pessoas, pedir sugestões, compartilhar as facilidades e as dificuldades
inerentes ao trabalho, solicitar a elas ajuda quando necessário ou ajuda-las no
que for preciso, interagir mais fortemente ser amigo delas, estar presente,
evitar diferenças, lembrar do seu aniversário e da sua família, transmitir
alegria e satisfação. Tudo isso importa e muito. Cria uma clima gostoso, uma
atmosfera envolvente e agradável em que as pessoas se sentem bem. É tudo isso e
mais alguma coisa que torna muitas empresas o melhor lugar para se trabalhar. E
você, administrador, tem muito a ver com isso.
Mas
também não basta comunicar e motivar. É preciso fazer algo a mais, a que os
americanos dão o nome de empowerment.
Significa empoderar ou fortalecer as pessoas e equipes. De uma maneira
genérica, o empowerment pode ser
visto sob quatro facetas. A primeira delas é dar importância e dignidade às
pessoas e fazê-las se sentirem valiosas, necessárias, respeitadas, fortalecidas,
benquistas, aceitas e imprescindíveis. Isso tudo depende de cada administrador
e do seu relacionamento com as pessoas de sua equipe. A segunda faceta do empowerment está na orientação das
pessoas. Não se trata de mandar ou comandar e exigir obediência delas; trata-se
de orientar e obter colaboração e cooperação espontânea. A obediência cega às
ordens é um comportamento passivo e reativo das pessoas. A orientação leva a um
comportamento ativo e proativo das pessoas. O bom administrador não se alicerça
no poder absoluto de sua posição hierárquica como antigamente de fazia, mas na
colaboração que vem livremente das pessoas. Ele precisa conquistar as pessoas e
não mais coagi-las a obedecer. A terceira faceta do empowerment está no desenvolvimento continuado das pessoas. O empowerment pretende transformar pessoas
em talentos, e isso é incumbência direta, especifica do administrador, como
responsabilidade de linha. E isso se faz melhor quando se trabalha em equipe. A
atividade conjunto permite que um só participante devidamente treinado e
orientado possa ser o multiplicador de conhecimentos, habilidades e
competências dentro da equipe. Além do mais, a troca de experiências
bem-sucedidas ou malsucedidas, o intercâmbio de ideias e sugestões, a tomada de
decisão por consenso ou discussão interna ajudam a equipe a aumentar
gradativamente sua capacidade de trabalhar em conjunto e alcançar níveis de
desempenho e de satisfação incríveis. A interação é desenvolver capacidades,
incrementar a eficácia da atividade grupal, aumentar o nível de excelência
através do aprendizado continuo. A quarta faceta do empowerment está na definição de objetivos consensuais para a
equipe. Quando uma equipe passa a focalizar objetivos comuns, começa a incrementar
o comportamento grupal e a atitude coletiva de colocar tais objetivos acima dos
objetivos individuais. Veja o futebol na copa, por exemplo. Nunca se viu tanta
bandeira do país por todos os lados, como defesa de um interesse comum e
reforço de torcida coletiva. Ganhar o hexacampeonato passou a ser um objetivo
nacional. Tente fazer o mesmo com sua equipe. Defina com ela os objetivos
principais que, em conjunto, deverão ser alcançados e veja o que vai acontecer.
Reforce continuamente tais objetivos, avalie os progressos alcançados, discuta
com a equipe como corrigir possíveis falhas, efetuar alterações, obter
desempenho. Por fim, a quinta faceta do empowerment
está na liderança do administrador. Aqui, o seu papel, meu caro jovem
administrador, é fundamental. Você precisa saber conduzir tudo isso da melhor
maneira possível, por meio de uma liderança visionária, impulsionadora e
inspiradora. Visionaria, porque você precisa ter uma visão do futuro de seu
trabalho através de sua equipe: transformá-la. Inspiradora, porque você passa a
orientar sua equipe, no sentido de dar-lhe a inspiração necessária para
imaginar, engendrar, criar, tentar, arriscar, errar, corrigir, aprender
continuamente, mudar, inovar, até acertar, acertar, acertar. É aqui que a
equipe começa a deslanchar e ninguém mais vai segurá-la de realizar,
ultrapassar metas, alcançar objetivos, oferecer resultados eloquentes. Isto é
uma arte. E você passa a ser o artífice dessa maravilhosa construção. E isso
não se faz apenas em segundos, dias ou meses. É a concretização de um longo e
gratificante trabalho: transformar pessoas de sua equipe em verdadeiros
talentos, e sua equipe em uma poderosa oficina de criatividade, engenhosidade,
inovação e resultados. Discurso bonito? Não, uma missão imprescindível para seu
sucesso profissional e da sua empresa.
Por
todas essas razoes, meu caro e jovem administrador, a Administração deixa de
ser uma ciência ou uma tecnologia para se transformar em uma arte. A arte de
fazer com que as pessoas aprendam cada vez mais a agregar valor e a apresentar
resultados. Faça da administração a sua arte. E torne-se um verdadeiro virtuose
nessa maravilhosa maneira de fazer as coisas acontecerem.
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2
– FAÇA DA ADMINISTRAÇÃO UMA ARTE QUE PRODUZ RESULTADO
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Caro
jovem administrador.
Sócrates
costumava discutir com seus discípulos utilizando exemplos comuns e prosaicos
para tratar de elevados assuntos morais, espirituais e humanos. Foi assim que
nasceu a filosofia. Jesus se valia de parábolas simples e cotidianas para
explicar certos preceitos de conduta, respeito mútuo, amor e divindade. Foi
assim que nasceu uma religião. Muitas vezes enterramo-nos até a cabeça em temas
profundos e complexos e nos perdemos neles, esquecendo que podem ser visualizadas
por meio de uma maneira mais simples ou mesmo simplória, embora não
necessariamente reducionista. Alguns exemplos tirados do mundo real podem
ajudar entender alguns aspectos da Administração como uma arte. E como ela pode
produzir resultados.
Vamos
falar um pouco de música erudita. Toda sinfonia, por melhor que seja, necessita
de uma orquestra para tocá-la em sua plenitude. Se apenas um naipe de
instrumentos funciona, e as demais partes cordas, metais, madeira, percussão
deixam de funcionar, os sons emitidos não fazem sentido. E, se as flautas se
antecipam os demais instrumentos, ou se os violinos estão desafinados entre si,
o resultado sonoro resulta decepcionante. É a totalidade da orquestra que dá o
tom. O som é emitido conjuntamente por todos os integrantes. E todos os músicos
executantes precisam tocar seus diferentes instrumentos dentro do ritmo, da
harmonia e da intensidade, cada qual em seu papel e de acordo com sua
participação no conjunto. Cada integrante é um virtuose no seu instrumento, que
tem um determinado som a desempenhar um papel especifico em determinadas partes
ou momentos da sinfonia. Por sua vez, o maestro não emite sons, não toca
absolutamente nenhum instrumento. Aparentemente, o maestro não devia fazer
falta em uma sinfonia, pois seu papel não é audível. Mas ele agrega um valor inestimável.
Em muitas ocasiões, o principal papel do maestro não aparece para ninguém, pois
está nos bastidores. Ele deve cuidar dos infindáveis ensaios da orquestra. Ensinar
os músicos, explicar, comunicar, orientar, exercitar, repetir, ajudar a
encontrar o desempenho ideal, treinar individualmente, depois em pequenos
grupos, voltar a repetir, treinar o conjunto integrante, retreinar, cuidar das
nuances e detalhes, inspirar, buscar a harmonia ideal, o desempenho integrado,
buscar o som magistral, até chegar a perfeição. Para cada minuto de desempenho,
a orquestra passa por horas e horas de ensaio duro, intensivo, severo e disciplinado.
E uma sinfonia é um monumento sonoro, uma peça feita para os ouvido, no sentido
de elevar e encantar a alma das pessoas. Mas o interessante é que o público a
que se destina, isto é, as pessoas que ouvem a sinfonia, preferem, no final da audição,
aplaudir o maestro, e não os integrantes da orquestra que tocaram a música. E quando
termina a execução, o maestro apresenta ao público os principais expoentes da
orquestra que, então, apresentam e enfatizam os demais colegas. Assim, o
virtuosismo de todos os músicos é plenamente reconhecido e premiado. E o
trabalho em conjunto é reforçado continuamente. O maestro é o condutor, o
treinador, o preparador, o orientador, o aglutinador, o líder, o inspirador, o impulsionador,
o coach. Seu local de trabalho é um pódio
acima de todos os músicos, para que todos o vejam e possam receber seus sinais
e comandos. Ele se comunica com uma batuta na mão, sinal de sua autoridade, e
trata todos os figurantes como uma grande equipe de trabalho. Ele não pode ter
alguns figurantes ótimos e outros medíocres, sob pena de desalencar a orquestra
e desfigurar o conjunto. Todos os executantes devem ser simplesmente
excelentes. Mas perceba que o maestro não dirige instrumentos. Estes são inertes
e sem vida. Não se tocam por si mesmos. O maestro não lida com instrumentos,
mas com as pessoas que os tocam. No fundo, uma orquestra não é apenas um
conjunto de instrumentos, mas um conjunto integrado de instrumentistas que os
tocam com virtuosidade.
Esse
exemplo ajuda a explicar o seu papel, caro jovem administrador, em uma
organização ou empresa. O administrador precisa trabalhar da mesma maneira que
um maestro. Troque a orquestra pela sua empresa, a sinfonia pelos objetivos a
alcançar, os instrumentos pelos recursos necessários, os instrumentistas pelas
pessoas que formam sua equipe, os ensaios por treinamentos e aprendizados e a virtuosidade
pela excelência. Bateu? É preciso dizer mais alguma coisa a respeito?
Mas
antes do amestro, existe o compositor, aquele que cria e compõe a sinfonia e constrói
toda a sua orquestração. É a inspiração que alimenta a mente do compositor e o
suporte de todos os elementos para imaginar e compor uma obra. Inspiração e
imaginação juntas. Enquanto a composição é pura inspiração, a orquestração é
uma complicada construção. A composição define melodia, harmonia,
acompanhamento e ritmo. E a orquestração define como a composição será tocada. Ela
representa a maneira como os vários instrumentos da orquestra irão emitir as
ondas sonoras, tocar a melodia, a harmonia e o acompanhamento no ritmo e na cadencia
que o compositor imaginou. Ela indica o papel dos vários instrumentos e a sua
respectiva participação no conjunto. E a orquestração precisa ser desdobrada em
partituras para coada instrumento. O maestro fica com o digrama da orquestração
total, cada chefe de instrumentistas fica com a partitura de seu naipe ou
grupo, enquanto cada instrumentista tem à sua frente a sua partitura
individual. Agora, troque a orquestração pelo planejamento estratégico, tático e
operacional em uma empresa. Preciso repetir algo mais/ isso talvez o faça entender
as razoes pelas as quais troquei a música e a regência pela Administração. Faz sentido?
Pense nisso.
E
por que toquei nesse assunto? Simplesmente porque música é arte, mas também é
resultado. Uma arte criada especialmente para produzir resultados: encantar a
alma do ouvinte. O mesmo ocorre com a Administração. Administração também é
arte e resultado. Uma arte para produzir um resultado desejado e esperado pela
sociedade. Não se esqueça nunca: Administração é resultado. Nas minhas cartas,
estarei sempre repetindo este brado a você. Resultado é a arte final da arte de
administrar.
Mesmo
no futebol, você pode encontrar arte. Com é bonito ver um time jogar futebol
com arte. Maravilhoso. Enche os olhos e vibra o coração. Mas de nada adianta a
arte se o time não ganha a partida e nem leva o troféu do campeonato. O futebol
também é uma arte quando bem jogado, mas é, sobretudo, resultado: ganhar o
campeonato e levar o troféu. E se você perceber bem, o bom futebol não depende
de estrelas isoladas ou de jogadores excelentes individualmente. Se não houver
espirito de equipe, cada estrela vai querer dominar o espetáculo e mostrar o
seu desempenho individual. Isto é divergência, é individualismo. É aí que mora
o perigo. Futebol requer equipe, convergência, união, colaboração, força de
conjunto, e somente funciona quando todos se entrosam como equipe para alcançar
o objetivo maior; resultado.
Todo
plano de ação, projeto, estratégia, por melhor que seja, necessita de pessoas
competentes para torna-lo realidade. Vamos prosseguir em nosso em nosso raciocínio
com um exemplo mais simples. Vamos imaginar que você tem um jardim em sua casa
e não tem tempo e nem disposição para cuidar dele. Então, você escolhe e
contrata um jardineiro
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